Una factura emitida con un programa habitual puede dejar de ser suficiente si ese programa no cumple los requisitos exigidos por Hacienda. Ante la duda entre Verifactu o TicketBAI, muchas empresas creen que deben elegir una opción. En realidad, no son dos herramientas equivalentes ni dos normativas entre las que se pueda decidir libremente: la obligación depende, sobre todo, de dónde tributa su negocio y de su situación fiscal.
Para un autónomo, un comercio, un restaurante o una asesoría, la cuestión práctica es sencilla: seguir facturando sin errores, sin duplicar trabajo y con un sistema que aporte trazabilidad. Entender qué exige cada modelo permite preparar el cambio con tiempo y evitar decisiones precipitadas sobre el software de facturación.
Verifactu o TicketBAI: no son la misma obligación
Veri*Factu forma parte del reglamento estatal que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación. Su objetivo es que cada factura genere un registro seguro, con garantías de integridad, conservación, trazabilidad e imposibilidad de alteración sin dejar rastro.
El término Veri*Factu se utiliza habitualmente para referirse a la modalidad en la que esos registros de facturación se remiten de forma electrónica a la Agencia Tributaria. Sin embargo, el reglamento también contempla sistemas que conservan los registros con las medidas técnicas requeridas sin enviarlos de forma inmediata. La elección de modalidad y las capacidades concretas deben revisarse con el proveedor del software y, cuando proceda, con la asesoría.
TicketBAI, en cambio, es un sistema propio de las haciendas forales del País Vasco. Exige generar ficheros de factura con una estructura determinada, incorporar un código identificativo en la factura y remitir la información a la administración tributaria foral correspondiente. Sus detalles y calendarios pueden variar entre Álava, Bizkaia y Gipuzkoa.
La diferencia esencial no está en el nombre del programa que se use, sino en la administración competente. Una empresa de Valencia que tribute en territorio común no pasa a TicketBAI por vender a un cliente de Bilbao. Del mismo modo, una empresa obligada por la normativa foral no puede sustituir TicketBAI por un programa preparado solo para Veri*Factu.
¿A quién afecta cada sistema?
Veri*Factu afecta a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación dentro del ámbito estatal, con excepciones y particularidades que conviene analizar. No es una norma pensada únicamente para grandes compañías. Una tienda que emite tickets, un instalador que factura servicios o una agencia que cobra proyectos recurrentes también deben comprobar si su aplicación está preparada.
El calendario de adaptación ha situado el foco en 2026. Con carácter general, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes que los autónomos y otros contribuyentes del IRPF, para quienes la fecha prevista es posterior dentro de ese mismo año. Aun así, no conviene tomar una fecha genérica como diagnóstico definitivo: el tipo de obligado, el programa utilizado y la relación con otros sistemas de suministro de información pueden cambiar el análisis.
TicketBAI afecta a quienes desarrollan actividades económicas sujetas a las reglas establecidas por cada hacienda foral vasca. En este caso, las fechas de implantación han tenido fases, aplazamientos y excepciones según el territorio y la actividad. Si una empresa opera en el País Vasco o una asesoría gestiona clientes allí, debe verificar la norma concreta que le corresponde antes de configurar ninguna solución.
También hay que distinguir entre emitir una factura y usar un sistema de facturación. Hacer facturas en una hoja de cálculo, en un procesador de textos o en una aplicación antigua no elimina la obligación si, en la práctica, se utiliza una herramienta informática para generar y gestionar documentos de venta. La clave es revisar el proceso real, no solo el formato final que recibe el cliente.
Qué debe hacer el software de facturación
En ambos modelos, el software deja de ser un simple lugar donde escribir facturas. Debe ayudar a demostrar que la información comercial y fiscal se ha generado correctamente. Esto es especialmente relevante en negocios con gran volumen de tickets, varias cajas, comercio minorista, hostelería o facturación periódica.
Para Veri*Factu, el sistema debe generar registros de facturación con mecanismos técnicos que protejan su trazabilidad. Esto implica que una rectificación no debe consistir en borrar una factura como si nunca hubiera existido. Debe quedar constancia de la operación y utilizarse el procedimiento de rectificación que corresponda.
En TicketBAI, además de las exigencias de integridad, las facturas deben incorporar elementos como el código TBAI y un código QR en los supuestos establecidos. El sistema debe comunicarse con la hacienda foral aplicable siguiendo sus especificaciones. Un TPV que imprime tickets bonitos, pero no genera esos datos correctamente, no resuelve la obligación.
Esto tiene una consecuencia práctica: actualizar el aspecto de una factura no basta. Hay que comprobar la versión del programa, su declaración responsable cuando sea exigible, la configuración de series, los abonos, las facturas simplificadas, la numeración y la conexión con el TPV, la tienda online o el sistema de gestión.
Antes de cambiar de programa, revise su operativa
Cambiar de software sin revisar los circuitos internos suele trasladar el problema de una pantalla a otra. Antes de contratar o actualizar una solución, conviene identificar cómo nace cada venta y quién interviene hasta que se emite la factura.
Estas cuatro comprobaciones evitan la mayoría de incidencias iniciales:
- Identifique todos los puntos donde se facturan o cobran servicios: oficina, TPV, tablet, comercio electrónico, delegaciones y terminales móviles.
- Revise si existen varios programas que intercambian datos, por ejemplo, un TPV de hostelería, un ERP, una plataforma de reservas y el programa contable.
- Compruebe cómo se gestionan los anticipos, devoluciones, descuentos, facturas rectificativas y cierres de caja.
- Aclare quién mantiene el software y quién atenderá una incidencia en plena jornada de trabajo.
En una cafetería, por ejemplo, el reto no es solo emitir tickets compatibles. También hay que garantizar que la impresora, el TPV, la conexión y los procedimientos de cierre funcionan sin frenar el servicio. En una asesoría, el reto puede ser distinto: implantar una solución fiable para decenas de clientes, con soporte y una configuración coherente para cada actividad.
El error de buscar solo “un programa compatible”
La compatibilidad es imprescindible, pero no es el único criterio. Un programa puede cumplir técnicamente y resultar poco adecuado si obliga a repetir datos, no se integra con los equipos existentes o deja al negocio sin respuesta cuando hay una incidencia. El coste de una mala implantación no se limita a la cuota mensual: puede aparecer en horas perdidas, errores de cobro y cierres de caja complicados.
También importa evitar promesas ambiguas. Pregunte si la versión concreta que va a utilizar está preparada para la normativa que le afecta, qué funciones incluye, cómo se actualizará ante cambios legales y qué soporte recibirá. Si tiene varios centros o varias razones sociales, confirme que el presupuesto, las licencias y la configuración contemplan esa realidad.
Para empresas que trabajan en Valencia y alrededores, contar con un interlocutor técnico cercano facilita coordinar el software de facturación con redes, equipos, impresoras de tickets y puestos de trabajo. En Info-con abordamos este tipo de implantaciones desde la necesidad completa del negocio, no como una instalación aislada.
Cuándo conviene pedir asesoramiento
Hay casos sencillos, como un autónomo con una única actividad y pocas facturas al mes. Aun así, debe validar que su solución cumple y saber cómo actuar ante un error. En otros casos, el análisis previo es claramente recomendable: negocios con TPV, empresas con facturación recurrente, comercios con varios puntos de venta, agencias que facturan por proyectos o asesorías que gestionan aplicaciones para terceros.
La asesoría debe confirmar el encaje fiscal. El proveedor tecnológico debe asegurar que la implantación funciona en la práctica. Separar ambas funciones puede ser útil, pero ambas partes necesitan coordinarse. Así se evitan configuraciones que parecen correctas en una demostración y fallan al emitir una factura rectificativa o al cerrar una caja.
No espere a que la fecha de obligación esté encima para descubrir que su equipo no admite la actualización, que su programa no tiene soporte o que utiliza varias aplicaciones incompatibles. Una revisión breve de su sistema de facturación hoy puede darle margen para elegir bien, hacer pruebas y seguir atendiendo a sus clientes con normalidad mañana.